Politique de confidentialité

Définitions

Les termes avec des majuscules utilisés dans cette Politique et non définis ci-dessous sont définis dans nos Conditions Générales de Vente et d’Utilisation.

Consentement éclairé

Toute indication librement donnée, spécifique et informée, de l’accord de la Personne Concernée sur le traitement de ses Données Personnelles.

Données Sensibles ou Catégories Spéciales de Données

Les Données Personnelles révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou l’affiliation à un syndicat, ainsi que le traitement des données génétiques, les données biométriques destinées à identifier une personne physique, des données relatives à la santé ou des données relatives à la vie sexuelle ou à l’orientation sexuelle d’une personne physique.

Personne Concernée

Une personne physique identifiée ou identifiable.

Traitement

Toute opération ou ensemble d’opérations effectuées sur des Données Personnelles, de manière automatisée ou non, y compris la collecte, l’enregistrement, l’organisation, le stockage, l’accès, l’adaptation, la modification, la récupération, la consultation, l’utilisation, la divulgation, la diffusion, la mise à disposition, l’alignement, la combinaison, le blocage, la suppression, l’effacement ou la destruction.

Tiers

Une partie tierce ou un partenaire commercial qui, dans le cadre de votre utilisation actuelle ou potentielle des Solutions Applicatives, nous communique des Données Personnelles pour votre compte ou reçoit ou accède à des Données Personnelles pour notre compte, par exemple des fournisseurs, sous-traitants et autres prestataires de services.

Vous, votre, vos, ou Utilisateur

La personne physique dont les Données Personnelles sont collectées pour être traitées au titre des présentes, et revêtant la qualité de Personne Concernée au sens de la Législation en Vigueur.

Article 1. Qui sommes-nous ?

1.1.

Les Solutions Applicatives et le Site Internet vous sont fournis par ALTEA FINANCES, société par actions simplifiée, immatriculée au RCS de Créteil sous le numéro 942 394 404, ayant son siège social au 18 rue Robert Schuman, 94350 Villiers-sur-Marne (« nous », « notre » ou « nos »).

1.2.

Vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données à l’adresse électronique suivante : contact@altea-finances.fr.

Article 2. Comment et pourquoi collectons-nous vos Données Personnelles ?

2.1. Dans le cadre de notre activité, nous collectons des Données Personnelles :

• Lorsque vous visitez le Site Internet ;
• Lorsque vous prenez contact avec nous, par exemple via les formulaires de contact disponibles sur le Site Internet ou fournis à l’occasion d’évènements extérieurs, pour vous renseigner sur nos offres, ou qu’un Tiers nous met en relation avec vous afin que nous prenions contact avec vous ;
• Lorsque nous souhaitons vous contacter pour vous apporter des informations sur les Services et Solutions Applicatives et vous présenter notre activité ;
• Lorsque vous créez un Compte Client ou Compte Utilisateur ;
• Lorsque vous utilisez les Solutions Applicatives et les Services Afférents, ou plus généralement lorsque vos Données Personnelles sont traitées dans le cadre de l’utilisation des Solutions Applicatives par un Client.

2.2. Les Données Personnelles que nous collectons sont les suivantes :

• Prospect ou client : données d’identification de vos interlocuteurs commerciaux et/ou de vos représentants légaux (nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, éventuellement image/voix enregistrées lors d’une démonstration des Solutions Applicatives) ;
• Utilisateur des Solutions Applicatives : données d’identification (nom, prénom, adresse électronique, adresse postale, etc.), données économiques et financières (revenus, coordonnées bancaires, situation financière, situation fiscale, etc.), données de connexion (adresse IP, logs) ;
• Tiers ou Personne Concernée : données d’identification (nom, prénom, adresse électronique) traitées par nos clients et Utilisateurs à travers les Solutions Applicatives.

2.3. Informations fournies par des Tiers

Nous pouvons recevoir des Données Personnelles provenant de Tiers que vous aurez préalablement autorisés à nous communiquer ces Données Personnelles, notamment votre expert-comptable, des prestataires de services de paiement, des agrégateurs de données bancaires, des prestataires de paie, des prestataires de facturation, de caisse, de gestion documentaire, ou autres connecteurs reliés aux Solutions Applicatives. Nous pouvons aussi recevoir des Données Personnelles de Tiers que nous avons spécialement mandatés pour collecter vos Données Personnelles disponibles publiquement.

2.4. Responsable de Traitement

Lorsque vous visitez le Site Internet ou que nous rentrons en contact, par exemple pour vous renseigner sur les Services et Solutions Applicatives, nous agissons en qualité de responsable de traitement de vos Données Personnelles au sens de la Législation en Vigueur, c’est-à-dire que nous déterminons les moyens et les finalités du Traitement.

2.5. Sous-traitant, Traitement Initial

Lorsque vous créez un Compte Client ou un Compte Utilisateur ou dans le cadre du fonctionnement des Solutions Applicatives et de la fourniture des Services Afférents, le responsable de traitement est le Client dont l'utilisation des Solutions Applicatives implique le traitement de vos Données Personnelles, et nous agissons en qualité de sous-traitant pour le compte de ce responsable de traitement. Dans ce cadre, nous ne faisons que suivre les instructions du responsable de traitement.

2.6. Responsable de Traitement, Traitement Ultérieur

Dans certains cas concernant également vos Données Personnelles traitées dans le cadre du fonctionnement des Solutions Applicatives et de la fourniture des Services Afférents, nous agissons en tant que responsable de traitement, par exemple lorsque nous traitons des données à des fins de prévention et détection des fraudes et logiciels malveillants, de gestion des incidents de sécurité, de création de statistiques, et d’amélioration des Solutions Applicatives.

Ce Traitement Ultérieur est compatible avec le Traitement Initial compte tenu du lien qui existe entre ces deux traitements, de la nature des Données Personnelles impliquées, des conséquences limitées du Traitement Ultérieur pour les Personnes Concernées, et de l'existence de garanties appropriées que nous mettons en œuvre.

2.7. Champ d’application

Cette Politique gouverne uniquement les traitements que nous effectuons en tant que responsable de traitement. Les traitements que nous effectuons en tant que sous-traitant sont gouvernés par la Convention de Traitement de Données du Client annexée aux Conditions Générales de Ventes et d’Utilisation.

Article 3. Légalité, équité et transparence des traitements de vos Données Personnelles

3.1. Base légale

Nous ne traitons les Données Personnelles que sur la base d’un fondement juridique :

• Si nécessaire pour exécuter un contrat avec la Personne Concernée ou le responsable de traitement initial ;
• Si nécessaire pour respecter une obligation légale ou lorsque nous avons un besoin commercial légitime ou une raison commerciale légitime d’utiliser des Données Personnelles dans le cadre de nos activités ;
• Lorsque nous avons obtenu le consentement éclairé de la Personne Concernée ou du responsable de traitement lorsque cela est expressément requis par la loi ou par la politique applicable.

3.2. Finalités des Traitements

Les Données Personnelles objet de cette Politique sont collectées et traitées afin de :

• Vous informer sur notre société et nos Solutions Applicatives, notamment via notre newsletter ou la communication du prix applicable ;
• Répondre à vos questions par courriel, téléphone, visioconférence ou messagerie instantanée ;
• Vous permettre de prendre directement rendez-vous avec nous ;
• Vous faire une démonstration des Solutions Applicatives ;
• Gérer et animer notre Site Internet ;
• Gérer notre base client et répondre à nos besoins administratifs, notamment de facturation ;
• Améliorer la prévention et la détection des fraudes, logiciels malveillants et la gestion des incidents de sécurité ;
• Améliorer notre marketing relationnel ;
• Réaliser des statistiques et améliorer les Solutions Applicatives ;
• Répondre à nos exigences légales et réglementaires.

Les Données Personnelles ne seront pas traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités.

3.3. Analyses d’impact

Avant de collecter, d’utiliser, de conserver ou de divulguer des Données Personnelles dans un nouveau système ou dans le cadre d’un nouveau projet, nous définissons avec soin les finalités de ce traitement et nous évaluons les risques d’atteinte à la vie privée. Lorsque le traitement est susceptible d’entraîner un risque élevé pour les droits et libertés des Personnes Concernées, nous procédons à une évaluation de l’impact sur la vie privée avant sa mise en œuvre.

3.4. Décisions automatisées

Nous ne prenons pas de décision entièrement automatisée ayant un effet juridique ou un impact significatif sur une personne concernée sur la base d’activité de profilage, sauf si la loi applicable, l’exécution d’un contrat ou le consentement l’exigent ou l’autorisent, et si des garanties appropriées sont mises en place.

3.5. Cookies

Nous utilisons des technologies de cookies sur le Site Internet pour nous permettre d’évaluer et d’améliorer les fonctionnalités du site et des Solutions Applicatives. Nous pouvons également utiliser des cookies à des fins publicitaires ou analytiques, sous réserve de votre consentement et selon votre choix, à l’aide de notre outil de paramétrage des cookies.

Article 4. Respect des principes de minimisation et d’exactitude

Nous veillons à ce que les Données Personnelles que nous collectons soient pertinentes, adéquates et non excessives au regard de la finalité du traitement et de son utilisation éventuelle. Cela signifie que seules les informations nécessaires et pertinentes aux fins recherchées peuvent être collectées et traitées.

Article 5. Mesures de sécurité et de confidentialité

5.1.

Nous protégeons les Données Personnelles collectées, utilisées, conservées et divulguées en respectant les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour en assurer la sécurité, l’intégrité et la confidentialité la plus absolue. Des mesures conformes aux normes de l’industrie sont mises en œuvre pour empêcher toute destruction ou perte accidentelle ou illégale, toute altération, toute divulgation ou tout accès non autorisé, ou toute autre forme de traitement illicite ou non autorisé.

Nous mettons en œuvre ces mesures dès les premières étapes de la conception des opérations de traitement (« Privacy by design »). Par défaut, nous veillons à ce que les Données Personnelles soient traitées pour assurer la protection de la vie privée et ne soient pas accessibles à un nombre indéterminé ou trop important de personnes (« Privacy by default »).

5.2.

Nous choisissons des prestataires de services et partenaires offrant les garanties suffisantes pour mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles au moins aussi protectrices.

5.3.

Nous mettons en place et conservons la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes nos obligations découlant de la Législation en Vigueur.

5.4.

Lorsque la Législation en Vigueur le prévoit, nous notifions à l’Utilisateur et à toute Personne Concernée ainsi qu’à l’autorité de contrôle compétente toute violation de Données Personnelles dans les délais légaux requis après en avoir pris connaissance. Nous mettons en place les mesures nécessaires afin d’en limiter l’impact et de faire en sorte qu’elle ne se reproduise pas.

Article 6. Pendant combien de temps conservons-nous vos Données Personnelles ?

6.1.

Nous conservons les Données Personnelles pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et traitées, après quoi nous les archivons pendant la durée de conservation applicable :

• Obligations légales, comptables et fiscales : 10 ans ;
• Conservation de preuves : 5 ans au-delà de la durée du contrat qui nous lie à notre Client ;
• Prospection commerciale : 3 ans à compter de la fin de notre relation commerciale ou de notre dernier contact ;
• Newsletter : jusqu’à votre désabonnement ;
• Fonctionnement et fourniture des Solutions Applicatives : durée du Compte Utilisateur et du Compte Client, plus 60 jours ;
• Marketing relationnel : 3 ans à compter de la fin de notre relation commerciale ou de notre dernier contact ;
• Traitement d’alertes : un an après la clôture de l’alerte ;
• Gestion de notre base client : pendant la durée du contrat ;
• Prévention et détection des fraudes, logiciels malveillants et gestion des incidents de sécurité : durée du contrat, plus 5 ans, sauf exception indiquée dans la Politique ;
• Statistiques et amélioration des Solutions Applicatives : durée du contrat, plus 5 ans.

6.2.

Tout Tiers traitant des Données Personnelles pour le compte de Solutions RH ne les conservera que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et traitées et à d’autres fins compatibles, notamment la participation à la finalité du traitement, le respect d’une exigence légale ou réglementaire, ou la défense contre des actions juridiques ou contractuelles.

6.3.

Toutes les mesures raisonnables sont prises pour que les Données Personnelles soient conservées sous une forme suffisamment précise et à jour à chaque étape de leur traitement.

6.4.

Nous encourageons les Personnes Concernées à nous aider à maintenir à jour vos Données Personnelles en exerçant vos droits, notamment d’accès et de rectification.

Article 7. Quels sont vos droits en tant que Personne Concernée ?

7.1.

Nous sommes réceptifs aux requêtes relatives à vos Données Personnelles et, conformément à la Législation en Vigueur, nous vous donnons la possibilité d’accéder, de corriger, de restreindre et d’effacer vos Données Personnelles. Nous vous permettons également de vous opposer au traitement et d’exercer votre droit à la portabilité.

7.2. Droit d’accès

Nous fournirons l’accès à toutes les Données Personnelles relatives à une Personne Concernée conformément à la Législation en Vigueur, aux finalités du traitement, aux catégories de Données Personnelles traitées, aux catégories de destinataires, à la durée de conservation des données et aux droits applicables.

7.3. Droit de portabilité

Nous pouvons fournir une copie de toutes les Données Personnelles que nous conservons dans un format compatible et structuré pour permettre l’exercice du droit à la portabilité dans la mesure où cela est pertinent au regard de la loi applicable.

7.4. Droit de rectification

Les Personnes Concernées peuvent nous demander de corriger, de modifier ou d’effacer toute Donnée Personnelle incomplète, périmée ou inexacte.

7.5. Droit d’effacement

Les Personnes Concernées peuvent demander la suppression de leurs Données Personnelles si elles ne sont plus nécessaires, si le consentement a été retiré, si la Personne Concernée s’est opposée au traitement, si le traitement est illégal, ou si les données doivent être effacées pour respecter une obligation légale applicable à Solutions RH. L’effacement peut provoquer des dysfonctionnements majeurs des Solutions Applicatives.

7.6. Droit de restriction

Les Personnes Concernées peuvent demander la restriction de leurs Données Personnelles en cas de contestation de leur exactitude, si elles souhaitent restreindre plutôt que supprimer un traitement illégal, si les données sont nécessaires à leur défense, ou pendant la vérification de motifs légitimes faisant suite à une opposition.

7.7. Droit de retirer son consentement

Lorsque le traitement est basé sur le consentement, la Personne Concernée peut retirer son consentement à tout moment, sans que la légalité du traitement antérieur soit affectée.

7.8. Droit d’opposition

La Personne Concernée peut s’opposer au traitement de ses Données Personnelles, notamment à des fins marketing, au partage avec des Tiers, ou lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Solutions RH, sous réserve des motifs légitimes pouvant prévaloir.

7.9. Héritage numérique

Les Personnes Concernées ont le droit de définir des directives générales ou spécifiques concernant l’utilisation de leurs Données Personnelles après leur décès.

7.10. Exercice de vos droits

Pour exercer ces droits, veuillez utiliser les coordonnées de notre DPO fournies ci-dessus. Vous avez également le droit de porter plainte auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés : www.cnil.fr/fr/plaintes.

Article 8. Destinataires de vos Données Personnelles et transferts transfrontaliers

8.1. Usage interne

Vos Données Personnelles peuvent être traitées par nos employés et nos filiales, dans la limite de leurs attributions respectives et exclusivement afin de réaliser les finalités exposées dans la présente Politique. Ils s’engagent à respecter la confidentialité de vos Données Personnelles.

8.2.

Les Données Personnelles ne sont divulguées à des Tiers que dans la mesure où il existe une justification légale à ce partage. La divulgation est effectuée sur la base d’un « besoin de savoir », strictement limité au regard de la base légale. Si une divulgation est nécessaire pour respecter une obligation légale ou dans le cadre d’une procédure judiciaire, les Données Personnelles peuvent être fournies dans les limites légalement requises.

8.3. Sous-traitants

Pour notre site internet, nous nous appuyons sur des fournisseurs de services leaders du secteur, de l'hébergement et des infrastructures (OVH). Les serveurs utilisés par ces prestataires sont situés en France. Nous avons également recours aux prestations fournies par plusieurs sociétés spécialisées dont HubSpot, Google, Notion et Slack (liste non exhaustive), ainsi qu’à nos partenaires éditeurs dans le cadre des services et Solutions Applicatives établis dans les contrats.

8.5.

Nous pouvons être amenés à communiquer des Données Personnelles dans le cadre de réquisitions judiciaires aux autorités administratives et judiciaires compétentes.

8.6. Liens hypertextes

Les Solutions Applicatives et le Site Internet peuvent contenir des liens hypertextes vers les sites internet de Tiers. Si vous suivez ces liens, les sites internet et services fournis seront régis par leurs propres conditions d’utilisation et politiques de confidentialité. Nous vous conseillons d’en prendre connaissance avant de fournir vos Données Personnelles et d’utiliser ces sites.

Article 9. Comment traitons-nous les plaintes ?

9.1.

Nous sommes engagés à résoudre les problèmes légitimes de confidentialité des Personnes Concernées. Nous examinons toutes les réclamations liées à une violation potentielle ou réelle de la présente Politique ou de la Législation en Vigueur portées à notre connaissance et prendrons toutes les mesures raisonnables pour limiter leur impact.

9.2.

Si une plainte concernant le traitement de Données Personnelles n’est pas résolue de manière satisfaisante, nous coopérerons avec les autorités de surveillance de la protection des données appropriées et nous conformerons à leurs avis. Si une non-conformité est constatée, nous prendrons les mesures appropriées pour remédier à ses effets et promouvoir la conformité future.

Article 10. Application et modification de cette Politique

10.1.

Nous sommes susceptibles de modifier, compléter ou mettre à jour la présente Politique afin de prendre en compte toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et/ou technique. En cas de modifications significatives relatives notamment aux bases légales, finalités de traitement ou à l’exercice des droits, nous nous engageons à en informer nos Clients par tout moyen écrit dans un délai minimum de trente jours avant leur date de prise d’effet. Toute Personne Concernée reconnaît que l’unique version de la Politique qui fait foi est celle qui se trouve en ligne.